Obchodní korespondence

Obchodní korespondence

(výukový materiál SZeŠ v Novém Jičíně)

strana

OBSAH:                                                                  1

                                                                                                                                

       I.      Úvod                                                                                                 2

    II.      Zásady psaní obchodních dopisů                                                               2

 III.      Náležitosti obchodních dopisů                                                         2 - 7

IV.      Návaznosti písemností v obchodní korespondenci                                    8

  Příklad tradiční a blokové úpravy dopisu                                         9 - 10

   V.      Poptávka a odpověď na poptávku                                                   11 - 14

VI.      Nabídka                                                                                            15 - 16

VII.      Objednávka (potvrzení a odmítnutí, storno)                                              17 - 19

VIII.      Kupní smlouva                                                                                 20

IX.      Odesílací návěští (avízo)                                                                   21

   X.      Reklamace                                                                                         22 - 23

XI.      Upomínka (1., 2., žaloba)                                                                          24 - 25

XII.      Urgence (pobídka)                                                                            26 - 27

I. Úvod

Obchodní dopis je ve světě podnikání jeden z nejdůležitějším způsobů komunikace. Komunikace ve světě obchodu si vytvořila svá pravidla a zvyklosti. Spolu s vývojem techniky se tato komunikace postupně stává stručnější a hlavně rychlejší. Co však zůstává, je rituál výměny všech potřebných informací mezi prodávajícím a kupujícím. Tento výukový materiál provází čtenáře vzory nejčastěji používaných obchodních dopisů.

·         Písemný styk je jednou z forem, jak získat nebo předat informace.

·         Písemnosti zpřesňují, zkvalitňují a dokumentují výměnu informací.

            Úprava dopisů prošla určitým vývojem, který byl vyvolán zejména netušeným rozvojem počítačové techniky a snahou po maximální efektivnosti.

            Existují dva hlavní způsoby psaní dopisů :

1. Tradiční způsob, odpovídající české normě (první řádek každého odstavce se odrazí o 5 úhozů od levého okraje textu). Stanovuje pravidla pro grafickou úpravu textů a zásady formálního uspořádání obchodních písemností :

ČSN 01 6910       Dopisní papíry pro obchodní a úřední korespondenci  (revize 1998)

ČSN 88 6101       Úprava písemností psaných strojem nebo zpracovaných textovými editory (1997)

ČSN ISO 11180  Poštovní adresování (1996) a další související normy.

2. Blokový způsob (zarovnaný levý okraj řádků). Zdá se, že blokový systém získává stále více na oblibě a dá se říci, že jej používá převážná většina evropských zemí.

II.  Zásady psaní obchodních dopisů

1.      Napište pokud možno jej jednostránkový dopis. (stručnost)

2.      Snažte se hned v první větě lidi zaujmout a ne odradit. Používáme slovesa a zájmena ve 2. osobě množného čísla (VY). Na dopisy odpovídáme vždy  a pokud možno ihned (pokud ne sdělíme, kdy bude dopis vyřízen např. do 14 dnů) i v záporném případě. (zdvořilost)

3.      Váš dopis musí obsahovat úvod, obsah a závěr. Neunavujte čtenáře zbytečnými detaily, které nemají s dopisem nic společného. (věcnost)

4.      V dopise pište vždy o jedné věci. Věty a odstavce udržujte co nejkratší a co nejjasněji formulované. Nepište dlouhá a kompilovaná slova a souvětí. Kratší odstavce se čtou lépe než odstavce dlouhé. V každém odstavci vyjádřete pokud možno jednu myšlenku. Myšlenky řadíme tak, aby na sebe navazovaly. (jasnost = srozumitelnost = přehlednost)

5.      Při psaní se vyhněte negativním slovům, neboť navozují u čtenáře negativní představy. Z dopisu vylučte ironii a humor, snažte se neodvádět pozornost od pravého účelu dopisu (výstižnost).

6.      Odesílaný dopis je vizitkou svého pisatele. Nikdy nezapomeňte napsaný dopis po sobě přečíst. Má být správný po stránce věcné, slohové, pravopisné a má být esteticky upraven. (úprava)

Chyby při stylizaci dopisů

1.      Zapomínáte na to, že obchodní dopis píšete za určitý podnik nebo firmu. Musíte proto stylizovat dopis v 1. osobě množného čísla (my). Např. Náš podnik žádá o …… = Žádáme o ……..,

Přestylizujte správně následující věty:

Žádáme, aby váš podnik urychleně zaslal objednávku s udáním fakturačních dat našemu závodu.

Naše společnost žádá ředitelství školy o doporučení několika absolventek.

Naše družstvo očekává s velkým zájmem Vaši nabídku a těší se na další spolupráci s Vaší firmou.

Velice nám záleží na tom, aby naše firma s Vámi spolupracovala. Sdělujeme vám, že náš ústav by na podzim mohl uspořádat pro pracovníky Vašeho závodu seminář o strojírenské technologii.

2.      Opakování předložek a slov se stejným slovním základem (účtovat na účtě, dodávat dodávku, zasílat zásilku apod.). Snažte se neopakovat stejná slova (Váš, náš, tento, apod.) , používejte synonyma .

3.      Používání podmiňovacího způsobu a trpného rodu (myli bychom, raději bychom apod.). Vyjadřujte se určitě a přesně.

4.      Používání nevhodné nebo neobratné stylizace. Např. Hodilo by se nám, kdybyste naši objednávku mohli vyřídit do konce října t.r.

5.      Nevhodné používání cizích slov. Pokud si nejste jisti jejich významem a pravopisem, raději cizí slova nepoužívejte.

Pokuste se přiřadit jednotlivým cizím slovům český význam :

1.      sortiment                          velikost

2.      atypický                           druh zboží

3.      exprese                              znamení

4.      transformace                     výraz

5.      aktualizovat                       přijmout

6.      signál                                 zákonodárný

7.      formát                               jednání, postup

8.      bilance                               průmyslový

9.      industriální                        ústředna        

10.  centrála                              samosprávný 

11.  autonomní                         donucovací prostředek

12.  sankce                               neobvyklý

13.  legislativní                         přeměna

14.  proces                                rozvaha, přehled

15.  akceptovat                         učinit časovým

III. Náležitosti obchodních dopisů

1.      Záhlaví

2.      Adresa příjemce

3.      Odvolací údaje

4.      Věc

5.      Oslovení

6.      Text dopisu

7.      Pozdravná formule

8.      Razítko a podpis

9.      Přílohy

10.  Zápatí      

1.     Záhlaví obsahuje označení odesílatele:

ü  název organizace (firmy, podniku), 

ü  právní forma organizace (firmy, podniku) - např. s.r.o.,

ü  adresu organizace (firmy, podniku), 

ü  bývá zde i znak organizace (firmy, podniku) – grafické logo,

ü  záhlaví zarovnáváme vlevo nebo na střed,

Příklad:

DYTRON, s.r.o.

Dvořákova 12, 741 01  Nový Jičín

2.     Adresa příjemce a odesílatele (v případě, že není vytvořeno záhlaví):

ü  umísťují se vlevo (obálka bez okénka) nebo vpravo v 1/3 stránky (obálka s okénkem),

ü  začínáme psát velkým počátečním písmenem, velikost písma 10-16,

ü  zarovnání řádků od levé svislice, nepíšeme více než 6 řádků, max. 30 znaků na řádku,

ü  řádkujeme rovnoměrně, řádkováním 1 (jednoduché), u velkých obálek 1,5, nevynecháváme řádky,

ü  na koncích řádku nejsou žádná interpunkční znaménka (pouze u zkratek označujících

      právní formu organizace např. a.s.),

ü  pokud jsou na řádku dva údaje oddělují se čárkou,

ü  údaje nezvýrazňujeme podtržení, proložením ani tučně,

ü  obsahuje označení:

·         adresáta (obchodní název firmy, organizace),

·         organizační složky (závod, středisko), oddělení apod.

·         titulu, jména, příjmení a funkce pracovníka, kterému je dopis určen,

·         ulice, třídy, náměstí, nábřeží apod. a číslo orientační / popisné,

·         dodací pošta (město) a PSČ (nikdy nepředsazujeme) mezi těmito údaje děláme 2  

      mezery, na posledním řádku se u zahraniční korespondence uvádí název státu.

Poznámky typu DOPORUČENĚ, SPĚŠNĚ, LETECKY apod. se píší pod adresu odesílatele.

     

Příklady:

Čokoládovny, a.s.                             Larisa, s.r.o.                                      DIGITIS, a.s.

závod Orion                                      zásilková služba                                reklamační oddělení

pí Raková, sklad obalů                    Ing. Jan Navrátil                              pí Hurníková

Modřanská 12                                  Smetanovy sady 2                             Pod Viaduktem 14

140 00  PRAHA 4                             741 01  NOVÝ JIČÍN                      721 00  OSTRAVA  21

Obálka bez okénka                                                    Obálka s okénkem

 

3. Odvolací údaje :                                                                                                        

ü  je možné si vybrat ze dvou druhů: sloupcový nebo řádkový typ tzn. všechny

      údaje jsou uspořádány do jednoho sloupce nebo do jednoho řádku,

ü  uváděné údaje: Váš dopis značky/ze dne, Naše značka, Vyřizuje/linka, Místo(datum)   

ü  datum píšeme v obchodních dopisech sestupně, arabskými číslicemi a oddělu-

jeme je spojovníky (např.2003-12-06). Na peněžních doklad a v právních písemno- stech vypisujeme měsíc slovem a celé datum píšeme vzestupně (6. prosince 2003).

ü  v případě, že neuvádíme odvolací údaje, uvádíme pouze místo a datum, a to vlevo od

      svislice nebo vpravo pokud je zde umístěna i adresa příjemce.       

Příklady:       

                                                    

2003-12-06

Nový Jičín 2003-12-06                                                         V Novém Jičíně dne 6. prosince 2003

                                                                                              (pod adresu psanou do obálky s okénkem)

Sloupcová forma (vlevo nebo vpravo)

Váš dopis značky/ze dne :    HOKO            / 2003-11-05 

Naše značka :                                   34 / SI

Vyřizuje/linka :                     Slovák / 354   

Nový Jičín :                           2003-12-26

Řádková forma

 

Váš dopis značky/ze dne                  Naše značka              Vyřizuje/linka           Nový Jičín

HOKO            / 2003-11-05                          34 / SI                         Slovák / 354               2003-12-26

4. Věc

ü  slovo VĚC: neuvádíme, bylo zrušeno,

ü  vyjadřuje heslovitý obsah dopisu ukončený bez tečky,

ü  píšeme vždy od levé svislice dopisu s velkým počátečním písmenem,

ü  text zvýrazníme tučným písmem nebo podtržením nebo obojím,

ü  mezi věcí a odvolacími údaji vynecháváme 2 řádky,

Příklad: Nabídka softwaru

5. Oslovení

ü  uvádíme obecně (pane, paní, kliente) nebo adresně (Richtře, Nováku),

ü  umisťujeme vždy od levé svislice s velkým počátečním písmenem,

ü  děláme za ním čárku a v dalším textu na novém řádku pokračujeme malým písmenem

ü  vynecháváme 2 řádky pod věcí, mezi oslovením a dalším textem vynecháváme 1 řádek,

ü  oslovuje se 5. pádem.

Příklady:

Vážený pane, vážená paní,

Vážení zákazníci (klienti),

Vážení obchodní partneři (přátelé),

Vážený pane ministře (poslance, řediteli, předsedo, inženýre apod.),

Vážený pane Richtře, Vácho, Nováku, Přidale,

Vážená paní poslankyně, náměstkyně, docentko, doktorko, magistro.

6. Text dopisu

ü  používáme řádkování 1 popř. 1,5 (kratší dopisy),

ü  podle obsahu se text člení do odstavců a mezi odstavci se vynechává 1 řádek,

ü  odstavce mohou začínat od levé svislice (blokový způsob úpravy) nebo se od ní odrážení o 5 úhozů (tradiční způsob úpravy),

ü  údaje, které je třeba zdůraznit, píšeme na zvláštní řádek (zarovnání na střed), tučně, podtrženě, proloženě apod.

ü  postup při stylizaci:

1.      Shromáždíme a prostudujeme všechny podklady potřebné pro napsání dopisu,

2.      Promyslíme obsah dopisu, vytvoříme si tzv. OSNOVU, která obsahuje začátek, 

      hlavní sdělení a zakončení (komu a co chceme sdělit a čeho chceme dosáhnout),

      na koncept papíru si zapisujeme myšlenky a nápady v bodech,

      Začátek:               oslovení

                  Hlavní sdělení:    podklad (charakteristika zboží,služeb, popsání situace, důvody,

   které vedou ke psaní apod.),

                                               jádro      (výhody nabízeného zboží, služeb, důsledky popsané

               situace, důkazy pro uvedené důvody),

                   Zakončení:         shrnutí     (nabídka, návrh, objednávka, žádost apod.)

pozdrav

3.      Seřadíme myšlenky z logického pohledu (jak dopis začne a jak jej ukončíme,

      jednotlivé body – myšlenky budou odpovídat jednotlivým odstavcům),

7. Pozdravná formule

ü  považuje se za nový odstavec (na samostatném řádku),

ü  mezi textem a pozdravem vynecháváme 1 řádek,

ü  může být také součástí poslední věty.

Příklady:

S pozdravem                                     

Se srdečným pozdravem                   

S přátelským pozdravem                  

Těšíme se Vaši odpověď a jsme s pozdravem

Děkuji za pochopení a jsem se srdečným pozdravem

Přeji mnoho úspěchů a jsem s přátelským pozdravem

8. Razítko a podpis

ü  otisk razítka 3 - 4 řádky pod textem, umístíme nad vlastnoruční podpis, tak aby jej nepřekrýval,

ü  u blokové úpravy umístíme od levé svislice, u tradiční úpravy umístíme vpravo,

ü  pod podpisy odpovědných pracovníků se uvádí na jeden řádek jejich titul, jméno a příjmení a na druhý řádek jejich funkce,

ü  pokud se uvádějí dva podpisy vlevo se uvádí pracovník s vyšší funkcí, vpravo s nižší funkcí,

ü  důležité vícestránkové dokumenty (např. smlouvy) parafují podepsaní pracovníci na všech stránkách čistopisu ve stejném pořadí, v jakém dokument podepsali.

Příklady:

S pozdravem                          S pozdravem                          S pozdravem  

 

Ing. Petr Jaroš                        Mgr. Pavel Richel                  MUDr. Jiří Sosna

výkonný ředitel                      obchodní zástupce                 kožní lékař

9. Přílohy

ü  upozornění na přílohy, které se k dopisu přikládají, se uvádí od levé svislice,

ü  pod posledním řádkem textu se vynechávají 2 - 4 řádky,

ü  za nadpisem Příloha neuvádíme řádné interpunkční znaménko,

ü  uvádíme :

·         počet příloh (pokud jsou vyjmenovány v textu) a lze je zvýraznit,

·         přílohy vyjmenujeme a zvýrazníme jednotlivé přílohy (při menším počtu),

·         přílohy vyjmenujeme pod zvýrazněným nadpisem „Přílohy“, jednotlivé přílohy se

      již nezvýrazňují,

Příklady:

Příloha                                       Prospekt                                Přílohy

                                                   Ceník                                     Prospekt

3 přílohy                                    2 vzorky                                 Ceník

3 přílohy                                                                   

10. Zápatí

ü  uvádíme na konci stránky,

ü  členíme jej nejčastěji do 2 řádků a 4 – 5 sloupců ,

ü  používáme menší velikost písma např. 8,

ü  mohou zde být např. doplňující údaje typu:

·         bankovní spojení a číslo účtu,

·         IČO, DIČ, registrace u obchodního soudu a spisová značka,

·         telefonní a faxové číslo (spojení),

·         provozní doba nebo návštěvní hodiny,

·         internetová a e-mailová adresa apod.

Příklad:

Bankovní spojení: KB Nový Jičín           Telefon:   556 123 456           IČ:           111 22 333             http::        www.info.               cz            Provozní doba:

Číslo účtu: 123 456 / 0100                     Fax:         556 123 457           DIČ:        CZ111 22 333         e-mail:     info@info.cz           Po-Pá 8.-17.0

IV. Návaznosti  písemností v obchodní korespondenci

 

                           

Příklad dopisu do obálky bez okénka – psaný tradičním způsobem (5 úhozů)

Adresa odesílatele

Název firmy, právní forma Středisko, závod, oddělení Titul, jméno a příjmení, funkce Ulice č.p. / č. o. PSČ  Dodací pošta (Město)

                                                                                             

Adresa příjemce

Název firmy, právní forma Středisko, závod, oddělení Titul, jméno a příjmení, funkce Ulice č.p. / č. o. PSČ  Dodací pošta (Město)

 

Odvolací údaje

Váš dopis značky/ze dne                  Naše značka              Vyřizuje/linka           Nový Jičín Pop356 / 2004-01-12                         NAB28                       Novák / 123                2004-01-14

 

VĚC

Nabídka softwaru

 

Oslovení

Vážený pane, vážená paní,

 

Odstavec 1 – začátek, úvod

vzhledem……………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………

 

Odstavec 2 – obsah hlavního sdělení

Na základě…………………………………………………………………………… ..………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

Odstavec 3 – zakončení, shrnutí

Těšíme se …………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………

 

Pozdravná formule

	S pozdravem
				RAZÍTKO

 

Titul, jméno a příjmení

 funkce

Přílohy

Zápatí

Bankovní spojení: KB Nový Jičín           Telefon:   556 123 456                           IČ:      111 22 333                   http:         www.dytron.cz Číslo účtu: 123 456 / 0100                     Fax:         556 123 457                           DIČ:  CZ111 22 333                               E-mail:                dytron@dytron.cz

 

Název firmy, právní forma Ulice č.p., PSČ  Město

                      Záhlaví

               Adresa odesílatele

      

                                                                                              Adresa příjemce do obálky s okénkem

	Název firmy, právní forma Středisko, závod, oddělení Titul, jméno a příjmení, funkce Ulice č.p. / č. o. PSČ  Dodací pošta (Město)

 

Odvolací údaje

Váš dopis značky/ze dne                  Naše značka              Vyřizuje/linka           Nový Jičín Pop356 / 2004-01-12                         NAB28                       Novák / 123                2004-01

 

VĚC

Nabídka softwaru

 

Oslovení

Vážený pane, vážená paní,

 

Odstavec 1 – začátek, úvod

vzhledem………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

Odstavec 2 – obsah hlavního sdělení

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

Odstavec 3 – zakončení, shrnutí

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

Pozdravná formule

	S pozdravem

 

Titul, jméno a příjmení

funkce

 

Příloh

Zápatí

Bankovní spojení: KB Nový Jičín           Telefon:   556 123 456                           IČ:           111 22 333             http:         www.dytron.cz Číslo účtu: 123 456 / 0100                     Fax:         556 123 457                           DIČ:        CZ111 22 333         E-mail:    dytron@dytron.cz

 

V. Poptávka

             Obchodní dopis, kterým hledáme vhodného dodavatele nebo projevujeme zájem o obchodní spojení, označujeme jako dotaz (předběžnou poptávku) nebo poptávku (podrobnou poptávku).

            Píšeme ho tehdy, když chceme zjistit, kteří výrobci nebo prodejci požadovaného zboží nebo služeb nám mohou zaslat nabídku. Podle nabídnutých podmínek (dodacích, platebních, cena, jakost, záruky, servis apod.) si pak vybíráme partnery.

Poptávka je vždy nezávazná !!!

1.      Poptávající (zájemce) sděluje, odkud zná adresu prodávajícího a proč se na něj obrací.

• Za Vaši adresu vděčíme …………. firmě XY, panu XY, paní XY apod.
• Z odborného tisku jsme se dozvěděli, že nabízíte ……………
• V katalogu podnikatelů jsme našli jméno Vaší firmy.
• Obracíme se na Vás na doporučení ……….. firmy XY, pana XY, paní XY apod.
• Vaši adresu nám sdělil obchodní ………..přítel (partner) pan ………….
• Z Vašeho inzerátu v …………… (novinách, časopise) jsme se dozvěděli, že ……..
• Dozvěděli jsem se , že jste na trhu uvedli nový model ……………….
• Při návštěvě Vašeho stánku na veletrhu v ………..jsme se dozvěděli, že …….
• S odvoláním na Váš inzerát v ………Vás žádáme o zaslání podrobné nabídky na ……
• Rádi bychom se dověděli, jaké ceny a podmínky nám můžete poskytnout.
• Viděli jsme Váš výrobek na veletrhu v ……… a rádi bychom obdrželi Vaši nabídku.
• Dovolte, abychom vás jako před lety opět požádali o nabídku …..

2.      Poptávající popisuje zboží (druh, rozsah), o které má zájem a bližší požadavky (podmínky)

·                                 Zajímáme se o ……………………..

·                                 Máme zvláštní zájem o …………………..

·                                 Hledáme dodavatele na …………………

·                                 Máme zájem na tom, abychom byli podrobně informováni o Vašich …………..

·                                 Naši zákazníci v poslední době často žádají ………………

·                                 Máme zájem o Váš výrobek ….., Váš výrobní program, Vaši kolekci……..

·                                 Zboží si odebereme ihned vlastními dopravními prostředky. (dodací podmínky – kdy a jak)

·                                 Dodávku zaplatíme v hotovosti při jejím převzetí.(platební podmínky – kdy a jak zaplatíme) apod.

3.      Poptávající požaduje od prodávajícího nabídku a informační materiály.

·         Rozhodli jsme se ……….., a proto se na Vás obracíme se žádostí o nabídku ……………………..

• Předložte nám prosím nabídku …………..
• Sdělte nám prosím, jak je zajištěn záruční a pozáruční servis Vašich výrobků.
• Připojte prosím k Vaši nabídce také ceník …………. (čeho).
• Prosíme Vás o podrobnou nabídku……….. Vaši nabídku očekáváme do ……………
• Udělejte nám prosím nejvýhodnější nabídku …………….
• Prosíme Vás o nabídku s ceníky, katalogy, prospekty a vzorky.
• Pošlete nám prosím obratem svůj ceník a uveďte zároveň své dodací lhůty.
• Děkujeme Vám předem za brzké ………..(vyřízení , zaslání nabídky, odpověď)
• Prosíme o sdělení, jak často nám můžete zboží pravidelně dodávat.
• Žádáme Vás o zaslání podrobného katalogu s ceníkem.
• Sdělte nám, v jaké lhůtě jste schopni dodat zboží.

INSTRUMONT, s.r.o.

Hornopolní 352

702 00  Ostrava 2

	VATSEK PC, s.r.o. Obchodní oddělení Na hradbách 12 712 00  Ostrava 12

 

Váš dopis značky/ze dne                  Naše značka              Vyřizuje/linka                       Ostrava

                                                           PO 05                         Kociánová/255                       2004-01-12

                                                                                    

Zájem o modernizaci výpočetní techniky

Vážený pane, vážená paní,

v katalogu ostravských firem, jsme nalezli Vaše jméno mezi firmami zabývajícími se prodejem počítačové techniky.

Vzhledem k novým požadavkům, které jsou kladeny na vybavení našich kanceláří, jsme se rozhodli pro změnu v technickém vybavení písárny. Rádi bychom vybavili 12 pracovních míst, kde jsou dosud umístěny starší  PC, novými a výkonnějšími typy. Pro tento projekt hledáme schopného dodavatele, jenž má náležité zkušenosti a může se prokázat dobrými referencemi.

Požadujeme :

• 12 PC umožňující komfortní a rychlé zpracovávání textů a dat,
• 12 monitorů o velikosti 17“,
• propojení všech 12 pracovních míst prostřednictvím lokální sítě,
• 1 laserovou tiskárnu sdílenou všemi pracovišti,
• seznámení personálu s novým vybavením a jejich proškolení,
• záruční a pozáruční servis.

Jste-li připraveni učinit nám nabídku v tomto rozsahu, odpovězte prosím do 31. ledna 2004. Bližší informace Vám poskytne pan Lánský na tel. čísle 559 603 604.

Těšíme se na Vaši nabídku a jsme s pozdravem

 

Ing. Robert Chrobák

vedoucí oddělení nákupu

Bankovní spojení: KB Ostrava                               Telefon:   595 123 456                           IČ:           111 22 333             http:         www.instrumont.cz

Číslo účtu: 123 456 / 0100                     Fax:         595 123 457                           DIČ:        CZ111 22 333         E-mail:    info@instrumont.cz

Odpověď  na  poptávku (vyžádaná nabídka)

1.      Příjemce děkuje za došlou poptávku a zasílá informační materiály (prospekty, ceníky apod.)

·         Děkujeme za Vaši poptávku (ze dne …………)

·         Velice nás těší Váš zájem o ………….

·         Posíláme Vám požadované ceníky, prospekty, katalogy apod.

·         Podle Vašeho přání Vám zasíláme několik vzorků našich …………….

·         V přiloženém katalogu jsou obsaženy všechny novinky, které v příští sezóně uvedeme na trh.

·         Mnohokrát Vám děkujeme za Vaši poptávku.

·         Příprava podrobné nabídky a dokumentace si vyžádá přibližně ………….. (1 týden)

·         V prospektech jsou obsažena vyobrazení a popisy, jakož i míry a váhy ………….

·         Uložili jsme našemu zástupci, aby vás navštívil a informoval o všem potřebném.

2.      Příjemce oznamuje své kladné nebo záporné stanovisko:

2.1    Kladná odpověď (příslib)

ü  oznámení o zpracování nabídky a upřesňuje některé otázky týkající se nabídky,

ü  pečlivé odpovědi na všechny otázky z poptávky.

                                             

·         Jsme schopni dodat všechny vámi požadované výrobky.

·         Vyhovujeme rádi Vašemu přání a přikládáme naši nabídku ….

·         V nejbližších dnech obdržíte obsáhlou odpověď.

·         Dodací možnosti musíme projednat s dodavatelským závodem.

·         Jestliže se rozhodnete pro nějaký druh, rádi Vám určíme podrobnou nabídku.

·         Další podmínky Vám rádi uvedeme, jakmile budeme přesněji znát Vaše přání.

·         Jakmile od Vás obdržíme bližší údaje, předložíme Vám nejvýhodnější nabídku.

2.2   Záporná odpověď (odmítnutí)

ü  objasnění proč nemůžeme v současnosti a nebo vůbec přistoupit na nabízený obchod,

ü  vyslovení lítosti, že v tomto případě nemůžeme zakázku přijmout,

ü  upozornění (zdůraznění) na zájem a připravenost pro spolupráci v budoucnu

                        

·         V současné době nemůžeme k kapacitních důvodů přijmout žádné další zakázky.

·         Vámi požadované podmínky můžeme splnit s výjimkou ……..

·         Požadované ………….. bohužel už nevyrábíme. Obraťte se na níže uvedenou adresu.

·         Požadované zboží není obsaženo v našem výrobním programu.

·         Naše zásoby jsou plně vyčerpány.

·         Máme na dlouhou dobu (pro první čtvrtletí, do konce ……….) vyprodáno.

·         Jsme tak přetíženi objednávkami, že další nemůžeme přijmout.

·         Jakmile se situace změní, vrátíme se k Vaší poptávce.

3. Příjemce navrhuje dodací a platební podmínky (cena, množství, místo dodání, doprava, balení apod.) a vyzývá k objednávce.

·         Zasíláme Vám vzorky zboží s udáním ceny a množství, které máme k dispozici.

·         Vzhledem k tomu, že jde o skladovou položku, jsme ochotni Vám poskytnou zvláštní slevu ve výši ….%.

·         Jsme přesvědčení, že naši nabídku shledáte zajímavou a že se rozhodnete zaslat nám objednávku.

·         Protože je o tyto výrobky velký zájem, prosíme o objednávku obratem.

VATSEK PC, s.r.o.

Na hradbách 12

712 00  Ostrava 12

INSTRUMONT, s.r.o.

Ing. Robert Chrobák

Hornopolní 352

702 00  Ostrava 2

Váš dopis značky/ze dne                  Naše značka              Vyřizuje/linka           Ostrava

2004-01-12                                        34/SL                          Slovák/112                       2004-01-25

Zájem o spolupráci

Vážený pane Chrobák,

mnohokrát Vám děkujeme za zaslání předběžné poptávky. Jsme připraveni zodpovědět Vaše otázky a doufáme, že Vás budeme moci přesvědčit o našich schopnostech.Již nyní bychom Vás chtěli ujistit o spolehlivém a rychlém uskutečnění Vaší zakázky v požadovaném rozsahu a kvalitě.

Přestože náš podnik vznikl teprve v roce 2001, zaujímá dnes vedoucí pozici v oboru na území severní Moravy. Zákazníci oceňují především naši spolehlivost a tvůrčí přístup. Zakázky v takovém objemu, jaký požadujete, jsme v minulosti několikrát k plné spokojenosti zákazníků uskutečnili. Jako přílohu Vám zasíláme seznam referencí.

Pošlete nám prosím Vaši podrobnou poptávku, na kterou Vám rádi obratem připravíme cenovou nabídku včetně možného termínu realizace.

S pozdravem

		RAZÍTKO

 

Mgr. Jan Slovák

vedoucí obchodního oddělení

Příloha

Bankovní spojení: KB Nový Jičín           Telefon:   556 123 456           IČ:           111 22 333                             http::        www.info.               cz

Číslo účtu: 123 456 / 0100                     Fax:         556 123 457           DIČ:        CZ111 22 333                         e-mail:     info@info.cz

VI. Nabídka

     Odpovědí na poptávku je nabídka (tzn. vyžádaná nabídka). Zasílá jí potenciální dodavatel a sděluje požadované informace, popř. přikládá prospekty, katalogy, ceníky a vzorky. Nabídky, které firmy zasílají z vlastní iniciativy, aby získaly zákazníky, jsou nevyžádané. Mají být působivé a přesvědčivé, aby se adresát o předmět nabídky zajímal a chtěl získat.Musí obsahovat všechny důležité údaje, aby zákazník nepotřeboval doplňující informace.Nabídky nesou obsahové a formální znaky reklamních (informativních, propagačních) písemností. Mohou být také v podobě inzerátu, letáku, plakátu, prezentace na www apod.

1.      Prodávají děkuje za poptávku (neuvádí se u nevyžádaných nabídek):

·         Děkujeme za Vaši poptávku a nabízíme Vám:…………….

(název zboží, cena, balení, dodací termín, platební podmínky, apod.)

·         Předkládáme Vám tuto nabídku: ………………

·         Odvoláváme se na náš telefonický rozhovor a nabízíme Vám : ……………….

·         Zboží Vám nabízíme za těchto podmínek : ………………………..

2.      Prodávající udává popis nabízeného zboží a podmínky své nabídky:

CENA (za jednotku množství, celkem, slevy, rabaty):

• Cena činí ……………(Kč, EUR apod. ) za …………….. (kus, kg, tunu apod.)
• Stroje dodáváme v ceně …………… Kč za kus.
• Za speciální provedení účtujeme 5% cenovou přirážku.
• Při odběru nejméně 1 000 Kusů poskytujeme množstevní rabat ve výši 5%.

OBAL (druh a počet):

• Obaly nebereme zpět. Obaly neúčtujeme.
• Cena se rozumí včetně balení. Balení jde na Váš účet.

DODACÍ  PODMÍNKY (místo dodání a druh dopravy):

• Zboží může být okamžitě dodáno.
• Dodací lhůta činí nanejvýš tři týdny (v nejhorším případě 7  týdnů).
• V současnosti potřebujeme pro naše výrobky dodací lhůtu od 6 do 8 týdnů.
• Dodáváme během 6 měsíců po (od) obdržení objednávky.

PLATEBNÍ  PODMÍNKY (zálohově předem, fakturací se splatností):

• Navrhujeme zaplacení fakturované částky předem.
• Prosíme, abyste poskytli na částku účtu bankovní záruku u ………banky v náš prospěch.

3.      Prodávající vyzve kupujícího k objednávce

• Jsme přesvědčení, že naši nabídku shledáte zajímavou a že se rozhodnete zaslat nám objednávku.
• Protože je o tyto výrobky  velký zájem, prosíme o objednávku obratem.
• Věříme, že Vás naše nabídka zaujala a těšíme se na Vaši objednávku.
• Pokud nám svou nabídku zašlete nejpozději do ………., můžeme Vám zaručit platnost dosavadních cen a včasnou dodávku.
• Pokud máte zájem o dodávku pro období ………., doporučujeme Vám zadat svou předběžnou objednávku již nyní.
• Domníváme se, že naše nabídka je pro Vás výhodná, a proto byste neměli s objednávkou zbytečně vyčkávat.
• Ujišťujeme Vás, že Vaši objednávku vyřídíme co nejpečlivěji.
• Doufáme, že Vás budeme moci již brzy zařadit mezi naše zákazníky.
• Těšíme se na Vaši objednávku, která se jistě stane základem naší dobré spolupráce.

VATSEK PC, s.r.o.

Na hradbách 12

712 00  Ostrava 12

INSTRUMONT, s.r.o.

Ing. Robert Chrobák

Hornopolní 352

702 00  Ostrava 2

Váš dopis značky/ze dne                  Naše značka              Vyřizuje/linka           Ostrava

CN34/SL                    Slovák/112                       2004-01-30                                           

Nabídka výpočetní techniky

Vážený pane Chrobák,

na základě osobního jednání a dohody s panem Lánským, jsme zpracovali cenovou nabídku na požadovaný rozsah zakázky.

Nabízíme Vám:

• Dodávku 12 osobních počítačů zn. BRAVE BlackLine 62GAP

(RAM 256 MB, HDD 80 GB, DVD/CD-RW mechanika, grafická karta GF4 128 MB

s TV výstupem, integrovaná 6-ti kanálová zvuková karta, síťová karta, faxmodem,

bezdrátová klávesnice a bezdrátová myš, repro, operační systém WinXP, včetně 17“ monitoru).

• Dodávku 1 laserové tiskárny zn. OKI B4200

(černobílý tisk, rozlišení 600 x 1200 dpi, rychlost tisku 18 str. / min., oddělený toner a obrazový válec, paměť 8 MB/ 40 MB, max. podavač na 250 listů A4).

• Instalaci síťového propojení 12 pracovních stanic včetně nastavení sdílení tiskárny.
• Proškolení personálu.
• Záruční a pozáruční servis veškerého hardwaru a softwaru.

Podrobnou cenovou nabídku (rozpočet zakázky) včetně platebních podmínek Vám zasíláme v příloze. Tato nabídka platí do 15. března 2004. Zakázku je možné realizovat v 1. dubnovém týdnu. Montáž a instalace bude provedena v co nejkratším možném termínu tj. v průběhu 3 pracovních dnů.

Těšíme se na Vaši objednávku a jsme s pozdravem

	RAZÍTKO

 

Mgr. Jan Slovák

vedoucí obchodního oddělení

 

 

Příloha

Cenová nabídka

Bankovní spojení: KB Nový Jičín                           Telefon:   556 123 456           IČ:           111 22 333             http::        www.vatsekpc.cz

Číslo účtu: 123 456 / 0100                                     Fax:         556 123 457           DIČ:        CZ111 22 333         e-mail:     info@vatsekpc.cz

VII. Objednávka

            Vyhovuje-li zákazníkovi nabídka a její podmínky, objedná žádané zboží. Svojí objednávkou zákazník uděluje prodávající firmě zakázku na dodávku zboží. Zakázky sjednané ústně nebo telefonicky je třeba potvrdit písemnou objednávkou (posílá se doporučeně).

            Objednávka je :

·         návrhem kupní smlouvy, který zavazuje pouze kupujícího, když objednal bez závazné nabídky prodávajícího, např. jen podle inzerce, prodávajícího zavazuje až potvrzení objednávky.

·         jednostranný právní akt.

           

            Aby se zabránilo neshodám při plnění obchodní smlouvy, je nutné, aby objednávka obsahovala podstatné náležitosti:

·         pořadové číslo a datum objednávky,

·         přesné určení zboží (druh a množství)

·         přesné určení ceny (za jednotku a celkem) a platební podmínky

·         doba, způsob a místo dodání,

·         záruční doba, balení, pojištění apod.,

·         technické údaje (IČO, DIČ, tel., fax apod.).

1.      Kupující děkuje za nabídku a objednává (přesný popis objednávaného zboží).

·         Děkujeme za Vaši nabídku a objednáváme: …………….

·         Ve Vašem nabídkovém katalogu jsme vybrali tyto tituly: …….

·         Objednáváme … kusů v 1. jakosti a … kusů v 2. jakosti.

·         Vzorky, které jste nám zaslali, jsme vyzkoušeli a objednáváme podle Vaší nabídky …..

·         Na základě Vaší nabídky z ………… … objednáváme ………………….

·         Vzhledem k Vaší cenové nabídce objednáváme: ………………………

·         K okamžitému dodání objednáváme : …………………………………..

·         Zašlete nám obratem : …………………………….

2.      Kupující upřesňuje podmínky týkající se množství, jakosti, ceny, platby, termínu dodávky, způsobu dodání a placení, balení, pojištění apod.

ü  platba předem, zálohou, převodním příkazem, po obdržení zboží, apod.

ü  přeprava dráhou, poštou, kamionem, lodi, letadlem apod.

·         Zapůjčené obaly Vám vrátíme vždy při dalším odběru zboží.

·         Aby nedošlo ke značnému snížení jakosti, pošlete zboží jako spěšninu.

·         Sdělte nám prosím obratem, zda můžete zboží dodat vlastní automobilovou dopravou.

·         Odkoupíme celé množství nabízeného zboží, se slevou souhlasíme.

·         Fakturu zaplatíme příkazem k úhradě.

3.   Kupující v závěru žádá o potvrzení objednávky a dodávku zboží

·         Žádáme Vás o brzké potvrzení naší objednávky a jsme s pozdravem

·         Vaše dodávka se může stát základem naší dlouhodobé spolupráce.

·         Nedostaneme-li od Vás potvrzení objednávky do pěti dnů, kontrakt zrušíme.

·         Věříme, že nám dodáte zboží takové kvality, abychom se stali Vašimi stálými zákazníky.

·         Protože jde o sezónní zboží, prosíme Vás, abyste bezpodmínečně dodrželi dodací lhůtu.

·         Očekáváme Vaši zásilku do týdne a těšíme se na navázání dobrých obchodních vztahů.

·         Těšíme se na obchodní spojení s vámi a očekáváme Vaši brzkou zprávu.

SPORTTUR, s.r.o.

Masyrykova 101

457 16  Valašské Meziříčí

Váš dopis zn./ze dne: 12P/2004-01-02

Naše značka:              SU/46/9

Vyřizuje/linka:            Suchá/556

Datum:                       2004-01-06

Objednávka skříní č. 215/9

Vážení obchodní přátelé,

potvrzujeme naši dnešní telefonickou dohodu a objednáváme pro vybavení hotelového střediska:

18 kusů          ELIS, skříň tříkřídlová na šaty, vel. 90/60/174 + sokl, vel. 89,6/45/30

18 kusů          ELIS, skříň dvoukřídlová s policemi, vel. 60/60/124

12 kusů          ELIS, skříň víceúčelová s dvířky, vel. 60/60/90 + sokl, vel. 69,6/54/30

Očekáváme Vaši zásilku v dodací lhůtě v 1. čtvrtletí 2004, způsob dopravy drahou do stanice určení Valašské Meziříčí, vlečka pravé nádraží.

Potvrzení objednávky prosím zašlete obratem.

S pozdravem

RAZÍTKO     

Ing. Martin Jazl

vedoucí hotelu

Bankovní spojení: KB Valašské Meziříčí                               Telefon:   557 123 456           IČ:           111 22 333             http::        www.sporttour.cz

Číslo účtu: 123 456 / 0100                                     Fax:         557 123 457           DIČ:        CZ111 22 333         e-mail:     info@sporttour.cz

DELCON, a.s.

Václavské nám. 3, 112 69  Praha 1

Váš dopis zn./ze dne              Naše značka                           Vyřizuje/linka                         Datum

SU/46/9/2004-01-06              OB-215/9                               Konečná/258                          2004-01-10

Potvrzení objednávky č. 215/9

Vážený pane Jazl,

děkujeme za Vaši zakázku a potvrzujeme ji v takovém rozsahu, jaký žádáte.

Objednané skříně Vám dodáme do konce měsíce ledna 2004.

S přátelským pozdravem

Mgr. František Zátopek

manažer prodeje

Bankovní spojení: KB Praha 1                               Telefon:   222 123 456                           IČ:           111 22 333             http::        www.delcon.cz

Číslo účtu: 123 456 / 0100                     Fax:         222 123 457                           DIČ:        CZ111 22 333         e-mail:     info@delcon.cz

Odvolání nebo odmítnutí objednávky

1. Odběratel odvolává objednávku (STORNO)

·         je třeba uvést :

§  odkaz na objednávku,

§  zdůvodnění změny nebo storna objednávky a

§  omluvu,

·         Dne …. jsme u Vás objednali ….., ale bohužel musíme tuto objednávku zrušit.

·         Mrzí nás, ale musíme požádat o částečné storno objednávky č. … ze dne ….

·         Vážným důvodem jsou nutné změny výrobního programu.

·         K dodání potvrzujeme jen ….

·         Náš zákazník zrušil objednávku.

·         Budeme Vám vděčni, když uznáte naše důvody a vyjdete nám vstříc.

·         Děkujeme Vám za pochopení a jsme s pozdravem

2. Dodavatel odmítá (nepřijímá) objednávku

·         je třeba uvést:

o   poděkování za objednávku,

o   zdůvodnění odmítnutí objednávky a

o   novou nabídku.

·         Děkujeme Vám za Vaši objednávku …

·         S politování Vám sdělujeme, že po potvrzení objednávky došlo k nepředvídaným změnám v cenách. Prosíme proto, abyste naše potvrzení považovali za neplatné.

·         V současné době a hlasně v termínu, který požadujete, nejsme schopni objednané zboží dodat.

·         Jsme závislí na dodávkách surovin ze zahraničí. Vzhledem k vyčerpání zásob jsme museli dočasně zastavit výrobu objednaného zboží.

·         Dovolujeme si Vám zaslat novou nabídku ….

·         Posíláme Vám vzorník alternativních výrobků, které jsou sice dražší, ale jejich provedení je lepší.

·         Přikládáme pro Vaši informaci prospekt včetně nového ceníku.

·         Omlouváme se, že jsme Vám nemohli podat příznivější zprávu.

VIII. Kupní smlouva (potvrzení objednávky)

·         je oboustranný právní akt, v němž se kupující a prodávající zavazují k určitým povinnostem a získávají také určitá práva,

·         jedná se o směnu zboží za peníze,

·         vzniká podpisem obou smluvních stran,

·         musí obsahovat tyto podstatné náležitosti:

o   číslo kupní smlouvy,

o   určení smluvních stran (kupujícího a prodávajícího),

o   předmět plnění (druh zboží),

o   čas plnění (termín dodání),

o   kupní cena,

o   dodací podmínky,

o   platební podmínky,

o   ostatní a závěrečná ustanovení.

Kupní smlouva č. 10/OZPE/9

Prodávající:                           Plynostav, a.s., 532 33  Pardubice,

                                               divize 09, IČO 465 50 496

Kupující:                               Moravské autoopravny, a.s., Holická 16,

                                               772 00  Olomouc, IČO 577 60 34

                                               KB Olomouc, č. ú. 27708-811 / 0100

Předmět prodeje:                 Nákladní vozidlo TATRA 815, třímístnný sklápěč,

                                               PUA 10-49, r.v. 1984, inv. č. 6143210,

                                               v.č. podvozku 11384-200, v.č. motoru 3-789-01-5788,

                                               technický průkaz série AH, č. 117 503

Kupní cena:                          =160.000,- Kč (slovy: jednostošedesáttisíckorunčeských)

Dodací podmínky:                osobní odběr po podepsání kupní smlouva, nejpozději do 7 dnů

Platební podmínky:              platba na základě faktury, splatné do 10 dnů ode dne odeslání,

                                               nebude-li tato lhůta splněna, smluvní pokuta činí 0,05% z dlužné částky za                                             každý den prodlení, právo fakturovat vzniká dnem podpisu kupní smlouvy a                                           převzetí.

Zvláštní podmínky:              obě strany se dohodly, že vozidlo bude trvale odhlášeno z evidence a                                                      zrušena SPZ.

V Pardubicích dne 14. října 2004

 

……………………………………………….                     ……………………………………………..

                        podpis prodávajícího                                                             podpis kupujícího

IX. Odesílací návěští (odesílací avíza)

-          je oznámení dodavatele odběrateli přesného dne expedice a způsobu dopravy výrobku nebo materiálu

-          obsahuje zprávu o odeslání zboží, připravenosti k odeslání nebo odebrání, platební podmínky apod.

Příklady:

 

Vaše objednávka č.  ………….

VĚC: Odesílací avízo

Vážený pane, vážená paní,

Příklad č. 1

     dnes jsme odeslali na Vaši adresu

            prostřednictvím zasilatelské firmy …………….

            kamion č. ………….

obsahující 240 kartonů,

o celkové hmotnosti 4 500 kg,

zboží a hodnotu podle objednávky.

     Řidič přiveze potřebné doklady a fakturu se specifikací pro Vás.

     Jsme přesvědčení, že zboží dojde v naprostém pořádku a k Vaší plné spokojenosti.

     S přátelským pozdravem

Příklad č. 2

     zboží bylo odesláno

            dne  …………………….

            ve vagónu č. ……………………

            do stanice určení ………………………..    

     Zásilka se skládá z :

            425 kartónů,

            o celkové hmotnosti  7 560 Kg,

            a celkové hodnotě =325 000,-  Kč.

Jsme přesvědčení, že budete s naší dodávkou plně spokojeni a že můžeme očekávat Vaše další objednávky.

     S přátelským pozdravem

 

Příklad č. 3

zboží bylo dnes odesláno do přístavu …………….

     Údaje o zásilce:

            50 dřevěných beden,

            o celkové hmotnosti 3 200 Kg,

v hodnotě =156 000,- Kč.

     Přikládáme 2 kopie naší faktury se specifikací.

     Doufáme, že zboží dojde v naprostém pořádku a k Vaší plné spokojenosti.

     S přátelským pozdravem

Přílohy

X.Reklamace (výtka)

Zasílá kupující prodávajícímu, jestliže v dodávce jsou nesrovnalosti v jakosti, druhu, množství, jestliže je zboží poškozeno, nebo chybně fakturováno.

V reklamaci je nutno přesně popsat zjištěné nedostatky a uvést , co zákazník požaduje: výměnu, opravu, slevu, náhradu škody, přezkoumání faktury, zrušení smlouvy apod.

Jako doklad svého tvrzení je vhodné připojit důkazní prostředky: zápis o vadách, reklamační list, fotografie poškozené zásilky apod.

Tón dopisu je věcný, rozhodný, ale zdvořilý.

Reklamace se zasílají doporučeně.

Způsoby vyjadřování v reklamaci

Dnes jsme obdrželi přesně ve stanoveném termínu Vaši zásilku. Po přezkoumání jejího obsahu jsme však zjistili …

Až dosud jsme byli spokojeni s Vašimi dodávkami. Poslední zásilka však obsahovala výrobky, které v tomto stavu nemůžeme používat.

Žádáme o výměnu celé zásilky.

Zboží nemůžeme použít, žádáme proto o náhradu škody.

Odpověď na reklamaci

Dodavatel se omluví nebo alespoň vysloví politování. Vysvětlí proč nedostatky vznikly, navrhne jak je napraví, vysloví přesvědčení, že obchodní spolupráce bude pokračovat.

Zasílá se doporučeně.

Způsoby vyjadřování v odpovědi na reklamaci

Omlouváme se, že jsme Vám způsobili nepříjemnosti.

Litujeme, že jsme poslední zásilkou dali důvod k oprávněné stížnosti.

Na spolupráci s Vámi nám záleží, a proto navrhujeme toto řešení: …

Ujišťujeme Vás, že jsme přijali opatření, aby se nic podobného neopakovalo.

Rehabilitační centrum, s.r.o.

Ondříčkova 11

507 81  Lázně Bělehrad

 

 

Váš dopis značky/ze dne           Naše značka                   Vyřizuje/linka                          Lázně Bělehrad

2004-12-23                                 34/SL                             Bělíková/225                           2005-01-05       

 

 

Reklamace vady žaluzií

Vážený pane, vážená paní,

dne 23.12.2004 jste nám dodali a namontovali do 3 oken posilovny speciální horizontální žaluzie zahraniční výroby ALUCON 50, na něž jste nám poskytli 2letou záruku.

Okna jsou orientovaná na jih a proto je spolehlivá funkce všech žaluzií jednou ze základních podmínek možností jejího bezproblémového používání. Po necelém měsíci používání se však upevnění dvou z nich uvolnilo a žaluzie se částečně zdeformovaly a jsou zcela nepohyblivé.

Touto reklamací Váš žádáme o neprodlené vyslání servisního technika, který by nefunkční zařízení vyměnil a nové lépe upevnil.

Děkuje za brzké vyřízení reklamace a jsme s pozdravem

 

 

Karel Plášek

hospodář rehabilitačního centra

Bankovní spojení: KB Nový Jičín                           Tel: 556 123 456                     IČ:     111 22 333                          http: www. rehcentrum.cz

Číslo účtu: 123 456 /0100                                       Fax: 556 123 457                    DIČ: CZ111 22 333                      E-mail: info.rehcentrum.cz

XI. Upomínka

Zákazník je povinen zaplatit sjednanou cenu nejpozději v den splatnosti faktury.

Jestliže kupující nezaplatí včas, může od něho dodavatel požadovat penále a úhradu upomínacích výdajů.

Existují 3 druhy upomínek, posílají se doporučeně, poslední doporučeně s dodejkou.

První upomínka

upozorňuje na prošlou lhůtu splatnosti dopisem, který nemusí být označen jako upomínka.

Tón dopisu je taktní, dodavatel neví zda nejde o omyl, chybu v evidenci.

Druhá upomínka

jestliže zákazník na první upomínku nereagoval, dodavatel naléhavě požaduje, aby dlužná částka byla zaplacena v krátké lhůtě. Upozorní na možnost penále (nebo si penále už vyúčtuje).

Poslední upomínka

je označena jako pokus o smír.

Uvádí se v ní celková pohledávka, která se skládá z dlužné částky uvedené na faktuře, penále a z upomínacích výdajů. Zároveň se určí poslední, velmi krátký termín splatnosti.

Věřitel zároveň oznamuje, že pokud dlužník nezaplatí, obrátí se na soud.

Způsoby vyjadřování v upomínkách

1. upomínka

Při kontrole našich účtů jsme zjistili, že dne … uplynula lhůta splatnosti naší faktury č. … na částku …

Jestliže jste uvedenou částku uhradili, sdělte nám prosím datum platby a přijměte naši omluvu.

2. upomínka

Dopisem ze dne … jsme Vás žádali, abyste vyrovnali naši pohledávku Kč … podle faktury č. …

Žádáme Vás, abyste dlužnou částku uhradili do 7 dnů. Po uplynutí této lhůty musíme požadovat zaplacení penále.

Poslední upomínka

Ani po dvou upomínkách jste neuhradili dlužnou částku.

Chceme Vám ušetřit výdaje za penále a za soudní řízení a dáváme Vám poslední lhůtu …

Jestliže pohledávku do výše uvedeného termínu nezaplatíte, předáme celou záležitost soudu.

Odpověď na upomínku

Jestliže má dlužník vážné finanční problémy, měl by o nich věřitele informovat. Věřitel může dlužníkovi pomoci tím, že posune termín splatnosti, nebo mu umožní částku uhradit po splátkách.

 

Způsoby vyjadřování v odpovědi na upomínku

Dlužnou částku nemohu okamžitě zaplatit z těchto důvodů …

Žádáme Vás o posečkání do konce t.m.

Můžeme Vám okamžitě poukázat částku Kč …, jako splátku na náš dluh a na zbytek

Vás prosíme o prodloužení lhůty splatnosti.

Zavazujeme se, že dlužnou částku uhradíme v uvedeném termínu.

AGROS, s.r.o.

Mařatkova 11

441 01  Podbořany

ELISTA, v. o. s.

Ing. Jan Čermák, jednatel

Dusíkova 175

594 01  Velké Meziříčí

VAŠ DOPIS ZNAČKY/ZE DNE                   NAŠE ZNAČKA                      VYŘIZUJE/LINKA                 PODBOŘANY

                                                                            315/01                                       Vaňhalová/454                       2004-12-10

První upomínka úhrady faktury

Vážený paně inženýre,

ve smyslu Vaši objednávky č. 237/04 ze dne 29. listopadu 2004 uveřejňujeme v nědělních vydáních regionálních novin VALAŠSKO již po 3 týdny pravidelně inzeráty Vaší firmy.

Při kontrole účetních dokladů jsme však zjistili, že jste dosud neuhradili naši

fakturu č. 301/04 ze dne 19. listopadu 2004 na Kč 27.000,--,

která byla splatná dne 26. listopadu 2004.

Pokud jste mezi tím fakturu již uhradili, sdělte nám to telefonicky nebo faxem na shora uvedená čísla. V opačném případě Vás žádáme, abyste dlužnou částku uhradili nejpozději do 20. prosince 2004, abychom nemuseli Vámi objednanou inzerci pozastavit. Pro usnadnění vyřízení věci přikládáme kopii neuhrazené faktury.

S pozdravem

Ing. Pavel Novotný

účetní

Příloha

Faktura č. 237/04

Bank. spoj.: KB Podbořany                                Tel.: 488 245 123                                IČ:         123 45 678                            www.agros.cz

Číslo účtu: 123 456 / 0100                                  FAX:488 245 124                               DIČ: CZ123 45 678                            agros@agros.cz

XII. Urgence (pobídka)

Zasílá ji odběratel (kupující) dodavateli (prodávajícímu) v případě, že neobdržel dodávku včas.

Při stylizaci pobídek (urgencí) je vhodné odvolat se nejdříve na dosavadní dobrou spolupráci a teprve potom uvést důvody nespokojenosti a požádat o jejich brzké odstranění. Závěr pobídky má vyznít opět optimisticky přesvědčením, že v budoucnu k prodlení s dodáním zboží už nedojde. Podobně jeako u reklamací je vhodné i zda uvádět číslo písemnosti, které se příslušná pobídka (urgence týká (objednávka, kupní smlouva apod.) Kupující dává najevo, že ho prodávající zpožděním přivádí do obtížné situace.

Zasílá se doporučeně.

Způsoby vyjadřování v urgenci

·         Podle naši objednávky č. …, kterou jste nám potvrdili dne …, jste nám měli dodat …

·         Před dvěma týdny prošla lhůta pro dodávku dle objednávky č. …

·         S Vaší dodávkou jsme najisto počítali, její zpoždění nám působí velké potíže.

·         Očekáváme, že nám obratem oznámíte, kdy zboží dodáte.

·         Jestliže nedodržíte náhradní termín, odmítáme tuto dodávku přijmout. Ponecháme si však právo požadovat odškodnění.

Odpověď na urgenci

V zájmu udržení dobrých obchodních vztahů je třeba, aby urgovaná strana odpověděla na pobídku obratem, omluvilase, vysvětlila důvody zdržení, stanovila lhůtu vyřízení a ujistila svého partnera o spolehlivosti při příštích zakázek.

Způsoby vyjadřování v odpovědích na urgence

1. Úvod

·         Velmi nás mrzí, že jsme Vám pozdní zásilkou materiálu způsobili potíže ve výrobě ….

·         Omlouváme se Vám, že jsme nemohli včas vyslat naše pracovníky na generální opravu …

·         Dovolte, abychom se omluvili za naše zdržení s minulou zásilkou Vašeho zboží podle kupní smlouvy číslo ….

2. Obsah

·         Vaše stížnost na opoždění zásilky je oprávněná, a proto ihned dáváme příkaz k expedici.

·         Omluvte nás prosim, že jsme pro zboží nemohli dosud přijet, protože naše nákladní auto havarovalo. problémy způsobila naše železniční stanice, která bez uvedení důvodů nepřijala Vaši zásilku k naložení.

3. Závěr

·         Pevně věříme, že k takovém nemile situaci při plnění kupní smlouvy z naší strany již nedojde.

·         Ujišťujeme Vás, že se všemožně vynasnažíme, abyste již nikdy neměli k podobným stížnostem důvody.

·         Přjměte prosím naši omluvu, a protože nám jde o dobré jméno firmy, zasíláme Vám urgovanou zásilku ihned.

DAKOL, a.s.

Lorgerova 145

702 00  OSTRAVA 2

VALAŠSKÉ STROJÍRNY, a.s.

Ing. Sova, obchodní referent

Rejskova 17

757 01  VALAŠSKÉ MEZIŘÍČÍ 1

VÁŠ DOPIS ZNAČKY/ZE DNE                   NAŠE ZNAČKA                              VYŘIZUJE/LINKA                         OSTRAVA

                                                                            154/01-Pr/Ce                                    Preisler/445                                       2004-11-12

Urgence opravy lisu

Vážený pane inženýre,

před třemi dny jste mi telefonicky slíbil zajistit okamžitou opravu listu ELU 230, na němž vyrábíme plastové části karoserií osobních automobilů. dosud se však žádný z Vašich techniků nedostavil

Již nedodržení prvního smluveného termínu opravy lisu má za následek jeho nepřiměřeně dlouhé odstavení. Tím nám vznikají vážné obtíže technologické, odbytové i finanční.

Proto Vás naléhavě žádám, aby Váš servisní technik okamžitě zavolal našeho mistra p. Renče a dohodl se s ním na co nejbližším možném termínu opravy lisu a na jeho opětovném uvedení do provozu.

Věřím, že naše další spolupráce bude probíhat bez podobných komplikací.

S pozdravem

Ing. František Preisler

vedoucí provozu

Bankovní spojení: KB Ostrava                                Tel:  559 123 456                    IČ:           111 22 333                     www.dakol.cz

Číslo účtu: 123 456 /0100                                       Fax: 559 123 457                    DIČ:  CZ 111 22 333                    E-mail: info@dakol.cz